Como um CRM pode te ajudar a fazer mais matrículas

A utilização de um CRM escolar pode revolucionar a maneira como sua escola de idiomas gerencia os relacionamentos, gerando mais matrículas e retendo mais alunos.

Optar pela utilização de um CRM pode proporcionar a você e sua franquia uma melhor utilização dos dados captados sobre futuros alunos e os alunos que já estão matriculados.

Continue lendo este artigo e confira o que é, como funciona e quais as melhores maneiras de utilizar um CRM a favor da sua franquia.

O que é um CRM

Um CRM nada mais é que uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Essas costumam ser ferramentas usadas principalmente em vendas B2B. Entretanto, à medida que as escolas estão investindo cada vez mais em tecnologia, é um sistema que está sendo cada vez mais usado para construir, gerenciar e nutrir relacionamentos com clientes em potencial (o que em marketing digital, chamamos de LEADS).

Dentro desse sistema, você consegue acompanhar de onde esse “lead” veio, quais foram as perguntas que fizeram chegar até você e, alimentar o mesmo com conteúdos ou informações que entreguem valor para ele a ponto deste perceber a necessidade de se tornar aluno.

Outro ponto é, com o CRM você consegue, após cadastrar o aluno, acompanhar a jornada desse aluno desde o momento em que o mesmo paga sua primeira mensalidade, até o momento em que se forma.

O que há de especial em um CRM

Com um CRM, você pode rastrear e armazenar todos dados e informações importantes para suas operações de venda, tudo em um local de fácil acesso.

Você pode coletar dados manualmente, como registrando uma ligação telefônica com um lead, ou automaticamente, integrando um formulário online no site da sua escola. Ter todos esses dados do cliente em um só lugar oferece uma visão 360º da jornada do cliente, desde a   conscientização até o registro.

Muitos CRMs também oferecem a capacidade de filtrar leads com base em atributos específicos, o que acaba sendo muito útil quando é necessário visualizar grupos específicos de leads.

Por exemplo, para ver todos os leads gerados a partir de uma pesquisa orgânica do Google, você pode usar o filtro 'tipo de fonte' para conseguir isso. Mas afinal, por que se preocupar em filtrar seus leads?

Fazer isso permite que você envie mais facilmente comunicados por e-mail de forma direcionada e personalizada para diferentes segmentos de público.

Foco na qualidade

No mundo dos negócios, não existe sucesso sem uma boa estratégia. Se você criou uma forte estratégia de marketing alimentando leads com conteúdo de qualidade, e-mails informativos, um site atrativo, entre outros, é provável que você veja um aumento considerável em sua base de contatos.

Depois de obter esses leads, é importante distinguir entre leads que ainda estão na fase de "descoberta" e leads muito próximos de se converter em matrículas na escola.

Mas como diferenciar esses leads? É aí que entra a pontuação de leads – também conhecido como “Leads Scoring”. Essa pontuação permite que você avalie a qualidade do relacionamento e das interações entre um lead e sua escola para determinar quais alunos estão mais perto de se matricular em sua escola.

Os atributos que podem ser considerados à sua pontuação podem ser diversos e vão te ajudar a fazer uma segmentação qualificada de contatos.

Construindo relacionamentos melhores

O cliente no gerenciamento de relacionamento com o cliente da escola geralmente são pais em potencial que estão pensando em matricular seus filhos em sua escola de idiomas. À medida que os pais tomam decisões importantes para seus filhos, eles são o foco do CRM escolar.

O objetivo de usar um sistema de CRM é desenvolver relacionamentos pessoais significativos com famílias em potencial, resultando na conversão final: uma matrícula. As etapas ou estágios pelos quais o lead passa (a jornada do cliente) concentram-se em incentivar o pai a matricular seu filho. Esses estágios incluem atividades de nutrição de leads.

Os CRMs oferecem uma quantidade incrível de oportunidades para sua escola de idiomas, já que as decisões envolvendo a matrícula de um curso dependem muito da força de seu relacionamento com estes pais dos alunos.

O uso de um CRM para gerenciar os relacionamentos com os pais permite que as escolas:

Reduzindo problemas administrativos

Alguns dos benefícios de um CRM escolar são internos, já que oferecem vantagens em relação ao registro de informações administrativas sobre seus alunos.

Em primeiro lugar, sua escola se beneficiará de ter todos os principais dados dos alunos em potencial em um único sistema. Isso garante que as informações não sejam duplicadas, sendo simples mantê-las atualizadas.

Em segundo lugar, ter a funcionalidade de configuração de tarefas e comunicação em massa em seu CRM permitirá que você continue mantendo relacionamentos com futuros alunos enquanto economiza tempo.

Você também pode estimular sua equipe a concluir tarefas definindo lembretes automáticos, acompanhando a jornada do lead ou agendando uma conversa com ele.

Acompanhe cada nova matrícula

As escolas que usam um CRM de forma eficaz geralmente identificam aumento nas matrículas escolares concluídas e uma melhoria geral na maneira como são gerenciadas. A conexão de CRMs escolares com sistemas de inscrição on-line pode melhorar a visibilidade geral dos dados dos leads.

Você pode hospedar sua landing page no próprio site da escola e, assim que possíveis alunos preencherem o formulário, todos os dados serão armazenados em seu CRM de forma automática!

Você pode usar também a análise básica do sistema de CRM para acessar os dados do usuário e ver exatamente de onde vêm essas inscrições. Um CRM também pode ser facilmente integrado a um Sistema de Informações do Aluno (SIS) para que seus dados possam ser carregados de forma rápida e fácil, diretamente em seu sistema escolar existente.

Conclusão

Como podemos ver no decorrer deste artigo, o CRM escolar deve ser utilizado de maneira estratégica a fim de organizar toda a jornada de seus clientes (alunos).

Para isso, é importante você entender qual o perfil do seu cliente e como você vai trabalhar o mesmo dentro desse sistema para que ele não seja só mais um número, pelo contrário, que se torne de fato seu cliente e possivelmente seja um promotor dela.

O principal impacto do CRM escolar é que nem uma única matrícula na sua escola vai escapar! Embora possa haver razões pelas quais os possíveis não fechem matrícula, os donos de escola podem ter certeza de que, ao usar um CRM, terão todas as oportunidades de construir um relacionamento de qualidade com os alunos.